• Order- en opdrachtdocumenten
Veel bedrijven bevestigen hun order en/of opdrachtdocumenten nog steeds op papier (fax) of per e-mail. Voor bedrijven die veel opdrachten ontvangen, zoals postorderbedrijven en transportbedrijven brengt de administratieve afhandeling van deze documenten veel werk en een hoop ‘papieren rompslomp’ met zich mee. De kans op verlies of kwijtraken van belangrijke stukken is daarmee erg groot. Met alle kwalijke gevolgen van dien, zeker zodra een discussie over de order ontstaat.
Hiervoor biedt WhiteVision een oplossing. Onze software maakt het mogelijk alle opdrachten direct te archiveren en via de workflow direct voor te leggen aan de juiste gebruiker binnen de onderneming. Deze medewerker verwerkt de opdracht in de bestaande systemen en verrijkt (het liefst automatisch) het gearchiveerde document met aanvullende gegevens zoals b.v. het ordernummer. Het grote voordeel hiervan is dat de originele opdracht voor iedereen (die daartoe binnen de onderneming bevoegd is) onmiddellijk en te allen tijde beschikbaar is.
Kernfuncties van deze oplossing:
- integratie met fax, e-mail en scanoplossing
- workflow voor de juiste routering en juiste rolfuncties, zoals
- planner
- behandelaar
- stempelfunctie
- annotatiefunctie
- vrije tekst-zoekfunctie
- dossiervorming rond opdracht
- versturen van factuur per e-mail
- combinatie met overige documenten (afleverbon, uitgaande factuur, enz.)
- originele opdracht van klant eenvoudig benaderbaar vanuit bestaande systemen
- ondersteuning van alle documentformaten (TIFF, JPEG, PDF, enz.)
- werkdruk monitoren (bij welke medewerker liggen de meeste handelingen)
« naar het overzicht