• Formulierafhandeling
Bijna alle administratieve processen beginnen met de ontvangst of verzending van een document zoals een fax, PDF, e-mail enz. De administratieve verwerking van deze documenten is vaak gebonden aan een maximale doorlooptijd. In de moderne tijd van telewerkers en thuiskantoren wil je deze handelingen misschien wel vanaf iedere plek en op ieder moment kunnen verrichten. Dit is alleen mogelijk als documenten gecontroleerd en op een digitale manier worden aangeboden.
WhiteVision heeft hiervoor een oplossing. Onze software biedt de mogelijkheid de ontvangen of verzonden formulieren rechtstreeks ‘in te lezen’ in het digitaal archief en ze vervolgens via de workflow te routeren naar de betreffende behandelaars. Via een handige rapportagefunctie krijgt u op elk gewenst moment een overzicht waar de documenten zich bevinden. Tevens kan dit systeem het proces inzichtelijker maken zoals b.v. overzicht van werkdruk per medewerker en doorlooptijd.
Het open karakter van de oplossing biedt de mogelijkheid om dit proces makkelijker te integreren met uw achterliggende systemen. Zo kunt u met uw huidige medewerkers meer werk verrichten en wordt het werk ook leuker.
Kernfuncties van deze oplossing:
- integratie met fax, e-mail en scanoplossing
- workflow voor de juiste routering en de juiste functierollen, zoals
- planner
- behandelaar
- stempelfunctie
- annotatiefunctie
- vrije tekst-zoekfunctie
- dossiervorming rond aanvraag
- versturen van factuur per e-mail
- combinatie met overige documenten
- ondersteuning alle documentformaten (TIFF, JPEG, PDF, enz.)
- werkdruk monitoren (bij welke medewerker ligt de hoogste werkdruk)
- supervisor- en rapportagefunctie voor centraal overzicht
« naar het overzicht